CRITICAL SUCCESS FACTORS IN THE IMPLEMENTATION OF THE RE-ENGINEERED INTEGRATED FINANCIAL MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM IN GOVERNMENT MINISTRIES, KENYA

The development of the Integrated Financial Management Information system was a move by the Kenyan government in 1998 through the Ministry of National Treasury to implement Public Financial Management ( PFM) reforms. This system was to be later deployed in other ministries five years later in 2003. Just like any other system out there, the implementation of IFMIS was not without its challenges and thus prompting a re-engineering program in 2011 that was aimed at making the system reliable and efficient at the same time. The purpose of this particular study was to analyze the critical success factors in the implementation of these re-engineered IFMIS in the ministries that make up the Kenyan government. The researcher applied the survey research method through a stratified sampling technique that was used to divide the sample population into three; finance officers, ICT officers, and Key system users. The sample population consisted of a total of 74 employees. From the study, it was established that the implementation of the re-engineered IFMIS boiled down to 9 critical factors which are; top-level management and support; team spirit and good support teams; skilled team; user involvement in the process and clear recruitment and risk management procedures; set times for capacity building and achievement of goals; involvement of competent firms in the project; good communication; clear and well set goals and the availability of appropriate infrastructure.

Contents

DECLARATION                                                                                                                                 2

Acknowledgment 3

DEDICATION                                                                                                                                    4

ABSTRACT                                                                                                                                        5

CHAPTER ONE                                                                                                                                 7

INTRODUCTION                                                                                                                              7 

1.1  Background to the Study                                                                                                          7

1.1.2 IFMIS implementation in Kenya                                                                                              9

1.2      Statement of the Problem                                                                                                   13

1.3      Objectives of the Study                                                                                                       14

1.4      Value of the Study                                                                                                               14

CHAPTER TWO                                                                                                                               15

LITERATURE REVIEW                                                                                                                       15

2.1 Integrated Financial Management Information System                                                           15

2.2 Drivers and Inhibitors in IFMIS Implementation                                                                       17

2.3 Inhibitors in the Implementation of IFMIS                                                                               20

2.6 Conceptual Framework                                                                                                            24

CHAPTER THREE                                                                                                                            25

RESEARCH METHODOLOGY                                                                                                           25

3.1 Introduction                                                                                                                              25

3.2 Research Design                                                                                                                        25

3.3. Population                                                                                                                                25

3.4 Sample                                                                                                                                       25

3.5 Data Collection                                                                                                                          26

3.6 Data Analysis and Presentation                                                                                                 26

CHAPTER FOUR                                                                                                                               28

DATA ANALYSIS, RESULTS AND DISCUSSION                                                                                 28

4.1 Introduction                                                                                                                               28

4.1.2 Response Rate                                                                                                                         28

4.2 Demographic Information                                                                                                          29

4.2.1 Age of the Respondents                                                                                                           29

4.2.3 Length of Employment in the Ministry                                                                                     30

4.2.4 Involvement in the Implementation Process                                                                            30

4.2.5 Departments Satisfaction with the Installation of the Re-engineered IFMIS                            31

4.3 Implementation Success Factors                                                                                                 32

4.4 Success Factors                                                                                                                            33

4.4.1 Factor Analysis                                                                                                                          36

4.4.2 Factor Extraction                                                                                                                       39

4.4.4 Factor Isolation                                                                                                                         45

CHAPTER FIVE                                                                                                                                   50

SUMMARY OF FINDINGS, CONCLUSIONS AND RECOMMENDATIONS                                           50

5.1 Introduction                                                                                                                                 50

5.2 Summary of Findings and Conclusions                                                                                        50

5.3 Recommendations                                                                                                                        51

5.4 Areas for further research                                                                                                             51

APPENDICES                                                                                                                                       55

Appendix I: Questionnaire                                                                                                                  55

SECTION A: GENERAL INFORMATION                                                                                                55

SECTION B: GENERAL EVALUATION OF THE IMPLEMENTATION OF IFMIS                                         56

SECTION C: SUCCESS FACTORS                                                                                                           57

APPENDIX II: List of Government Ministries                                                                                         61